Recientemente Neodoc ha publicado mi entrevista. Mil gracias a Lucía González de @neodoc_app por proponérmelo y también muchas disculpas por mi tardanza en contestar.
Unos de los retos del sector es la conservación a largo plazo de la documentación en soporte electrónico
Tenemos el gusto y el honor de entrevistar esta semana en neodoc a una de nuestras queridas expertas que más tiempo lleva colaborando con nosotros. Os presentamos a María Jesús Serrano , diplomada en Biblioteconomía y Documentación, licenciada en Documentación por la Universidad Complutense de Madrid. Desde 1998 María Jesús se dedica profesionalmente a la gestión documentaldesempeñando tareas como bibliotecaria, catalogadora, documentalista, archivera, investigadora, gestora documental, en ámbitos que incluyen documentación histórica, administrativa, arquitectónica, fotográfica o digital. Nuestra experta es además una apasionada por las nuevas tecnologías y por la evolución de los soportes de información, las nuevas formas de comunicación, la e-administración y los nuevos medios de almacenamiento, preservación y difusión del conocimiento. En estos momentos afirma estar “descubriendo la web semántica, linked data, open data y las ontologías”.
1- María Jesús, ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas requieren de un sistema de gestión de documentos?
Creo que, aunque no lo sepan, todas las empresas y organizaciones necesitan tener un control de su gestión documental. Muchos de los procesos que realizan de forma constante; procedimientos burocráticos, intercambios de información, son en realidad parte de un sistema de gestión documental aunque no lo llamen así. Desde mi punto de vista todas necesitan contar con un sistema de gestión documental que les permita optimizar y mejorar su funcionamiento, por ejemplo, evitar la duplicidad de documentos, eliminar procesos repetidos o prevenir la acumulación de documentos repetidos o sin validez legal en armarios. Si en tu organización tienes armarios llenos de documentación «heredada», que no se usa desde hace años ni se sabe qué es ni a quien pertenece, es prueba de que necesitas un sistema de gestión documental.
2- Muchas veces se piensa que la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones. ¿Cuál es tu opinión al respecto?
Creo que la gestión documental es para cualquier organización, simplemente se trata de adaptarla a las necesidades de cada una. Es imprescindible llevar a cabo un estudio previo lo más exhaustivo posible antes de implantar cualquier sistema o gestor, para conocer cómo es el funcionamiento, cuáles son los flujos, quiénes intervienen y sobre todo saber exactamente cuáles son las necesidades y los objetivos que se van a conseguir.
Si en tu organización tienes armarios llenos de documentación «heredada», que no se usa desde hace años ni se sabe qué es ni a quien pertenece, es prueba de que necesitas un sistema de gestión documental
3- ¿Es caro implantar una gestión documental?
Según las necesidades puede ser más o menos caro ya que todo dependerá de si es necesario contar con un determinado software, compra de material, contratación de personal. Debe verse como una inversión que a medio y largo plazo va a suponer un ahorro para la organización.
4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Sí, desde luego. La gestión documental abarca a documentos en cualquier soporte. Y en el caso de la documentación en soporte digital existen tanto una normativa (norma técnica de interoperablidad, e-EMGDE…) como estándares ISO para asegurar su integridad, su autenticidad, validez y su conservación a largo plazo.
Implantar una gestión documental, según las necesidades, puede ser más o menos caro
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
La localización de manera eficaz de la documentación.
6- ¿Y el mayor inconveniente?
Su desconocimiento. Muchas personas no saben para qué sirve la gestión documental, son reacios a ella por lo que yo creo que es falta de información. Quizás sea necesario “venderse” mejor y hacer ver las ventajas que supone contar con un sistema de gestión documental.
Muchas personas no saben para qué sirve la gestión documental, son reacios a ella por falta de información
7- ¿Cómo ves el futuro del sector? ¿Hacia dónde va? Imagínate en 10 años… ¿A qué retos crees que va a hacer frente?
Hacia el expediente electrónico y la generación de documentación 100% digital. Unos de los retos es sin duda la conservación a largo plazo de la documentación en soporte electrónico. Actualmente se está trabajando en políticas de preservación digital y en su relación con sistemas archivísticos para gestionar la documentación nativa digital.
8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos?
Me decidí por esta profesión de manera accidental. Durante mis últimos años en la universidad me surgió la oportunidad de trabajar en archivos y creo que descubrí mi vocación porque desde entonces he seguido vinculada a ese sector. Lo que más me gusta es tener la oportunidad de trabajar con todo tipo de documentos y ser capaz de ser intermediaria entre ellos y los usuarios que necesitan de la información contenida en ellos.
El sector camina hacia el expediente electrónico y la generación de documentación 100% digital
9- Llevas meses colaborando en encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?
Creo que las encuestas de neodoc son una forma de conocer a otros compañeros que trabajan en el mismo sector, saber qué opinan de ciertos aspectos y sobre todo de estar al día sobre la gestión documental.
10- Unas palabras para los amigos de neodoc
Muchas gracias por haber leído hasta aquí. Espero no haberos aburrido. Os animo a todos a seguir trabajando en gestión documental y a estar orgulloso de ello.
Estimados colaboradores,
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