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Entrevista en #Neodoc sobre #gestióndocumental

Recientemente Neodoc ha publicado mi entrevista. Mil gracias a Lucía González  de @neodoc_app por proponérmelo y también muchas disculpas por mi tardanza en contestar. 

El texto:

Unos de los retos del sector es la conservación a largo plazo de la documentación en soporte electrónico

María Jesús SerranoTenemos el gusto y el honor de entrevistar esta semana en neodoc a una de nuestras queridas expertas que más tiempo lleva colaborando con nosotros. Os presentamos a María Jesús Serrano , diplomada en Biblioteconomía y Documentación, licenciada en Documentación por la Universidad Complutense de Madrid. Desde 1998 María Jesús se dedica profesionalmente a la gestión documentaldesempeñando tareas como bibliotecaria, catalogadora, documentalista, archivera, investigadora, gestora documental, en ámbitos que incluyen documentación histórica, administrativa, arquitectónica, fotográfica o digital. Nuestra experta es además una apasionada por las nuevas tecnologías y por la evolución de los soportes de información, las nuevas formas de comunicación, la e-administración y los nuevos medios de almacenamiento, preservación y difusión del conocimiento. En estos momentos afirma estar “descubriendo la web semántica, linked data, open data y las ontologías”.

1- María Jesús, ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Creo que, aunque no lo sepan, todas las empresas y organizaciones necesitan tener un control de su gestión documental. Muchos de los procesos que realizan de forma constante; procedimientos burocráticos, intercambios de información, son en realidad parte de un sistema de gestión documental aunque no lo llamen así. Desde mi punto de vista todas necesitan contar con un sistema de gestión documental que les permita optimizar y mejorar su funcionamiento, por ejemplo, evitar la duplicidad de documentos, eliminar procesos repetidos o prevenir la acumulación de documentos repetidos o sin validez legal en armarios. Si en tu organización tienes armarios llenos de documentación “heredada”, que no se usa desde hace años ni se sabe qué es ni a quien pertenece, es prueba de que necesitas un sistema de gestión documental.

2- Muchas veces se piensa que la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones. ¿Cuál es tu opinión al respecto? 

Creo que la gestión documental es para cualquier organización, simplemente se trata de adaptarla a las necesidades de cada una. Es imprescindible llevar a cabo un estudio previo lo más exhaustivo posible antes de implantar cualquier sistema o gestor, para conocer cómo es el funcionamiento, cuáles son los flujos, quiénes intervienen y sobre todo saber exactamente cuáles son las necesidades y los objetivos que se van a conseguir.

Si en tu organización tienes armarios llenos de documentación “heredada”, que no se usa desde hace años ni se sabe qué es ni a quien pertenece, es prueba de que necesitas un sistema de gestión documental

3- ¿Es caro implantar una gestión documental? 

Según las necesidades puede ser más o menos caro ya que todo dependerá de si es necesario contar con un determinado software, compra de material, contratación de personal. Debe verse como una inversión que a medio y largo plazo va a suponer un ahorro para la organización.

4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental? 

Sí, desde luego. La gestión documental abarca a documentos en cualquier soporte. Y en el caso de la documentación en soporte digital existen tanto una normativa (norma técnica de interoperablidad, e-EMGDE…) como estándares ISO para asegurar su integridad, su autenticidad, validez y su conservación a largo plazo.

Implantar una gestión documental, según las necesidades, puede ser más o menos caro

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental? 

La localización de manera eficaz de la documentación. 

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Su desconocimiento. Muchas personas no saben para qué sirve la gestión documental, son reacios a ella por lo que yo creo que es falta de información. Quizás sea necesario “venderse” mejor y hacer ver las ventajas que supone contar con un sistema de gestión documental.

Muchas personas no saben para qué sirve la gestión documental, son reacios a ella por falta de información

7- ¿Cómo ves el futuro del sector? ¿Hacia dónde va? Imagínate en 10 años… ¿A qué retos crees que va a hacer frente? 

Hacia el expediente electrónico y la generación de documentación 100% digital. Unos de los retos es sin duda la conservación a largo plazo de la documentación en soporte electrónico. Actualmente se está trabajando en políticas de preservación digital y en su relación con sistemas archivísticos para gestionar la documentación nativa digital. 

8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos? 

Me decidí por esta profesión de manera accidental. Durante mis últimos años en la universidad me surgió la oportunidad de trabajar en archivos y creo que descubrí mi vocación porque desde entonces he seguido vinculada a ese sector. Lo que más me gusta es tener la oportunidad de trabajar con todo tipo de documentos y ser capaz de ser intermediaria entre ellos y los usuarios que necesitan de la información contenida en ellos.

El sector camina hacia el expediente electrónico y la generación de documentación 100% digital

9- Llevas meses colaborando en encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?

Creo que las encuestas de neodoc son una forma de conocer a otros compañeros que trabajan en el mismo sector, saber qué opinan de ciertos aspectos y sobre todo de estar al día sobre la gestión documental.

10- Unas palabras para los amigos de neodoc 

Muchas gracias por haber leído hasta aquí. Espero no haberos aburrido. Os animo a todos a seguir trabajando en gestión documental y a estar orgulloso de ello.

El texto original está disponible en: http://www.neodoc.es/news/unos-de-los-retos-del-sector-es-la-conservacion-a-largo-plazo-de-la-documentacion-en-soporte-electronico

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Walter Isaacson on the women of ENIAC

¿Alguien sigue pensando que la informática no es cosa de mujeres? El libro de Isaacson repasa la historia del grupo de mujeres que trabajaron en el Proyecto ENIAC
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Fortune

Ever since the days of Charles Babbage, who conceived of a giant mechanical calculator called the Analytical Engine in the 1830s, the engineering of computer hardware has been dominated by men. The pioneers of software, however, were often women, beginning with Babbage’s friend and muse Ada, Countess of Lovelace. Daughter of the Romantic poet Lord Byron and a mother who loved math, Ada combined both fields into what she called “poetical science.” When she saw some mechanical looms that used punched cards to direct the weaving of beautiful patterns, it reminded her of how Babbage’s engine used punched cards to make calculations, and she developed the historic insight that a calculator could be instructed to handle not just numbers but anything that could be notated in logical symbols, such as music or words or graphics or textile patterns. In other words, she envisioned the modern computer. She also drew up…

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Comunicado de SEDIC sobre la reunión con representantes del Ayuntamiento de Madrid en relación con la participación de voluntarios en las bibliotecas públicas

Sedic Blog

Comunicado de SEDIC sobre la reunión con representantes del Ayuntamiento de Madrid en relación con la participación de voluntarios en las bibliotecas públicas

Tras la publicación por parte de SEDIC de un comunicado respecto al proyecto del Ayuntamiento de Madrid sobre la participación de voluntarios en las bibliotecas públicas de la ciudad, el Ayuntamiento convocó a SEDIC a una reunión para aclarar algunos conceptos. En respuesta a esta convocatoria el pasado jueves 8 de marzo, el presidente de SEDIC, Eugenio López de Quintana Sáenz, mantuvo una reunión con Belén Martínez Díaz, Directora General de Bibliotecas, Archivos y Museos del Ayuntamiento de Madrid, y María del Carmen del Moral Iglesias, Jefa del Departamento de Archivos y Bibliotecas del Ayuntamiento de Madrid.

A continuación queremos compartir con todos los socios y profesionales del sector lo que nos explicaron en dicha reunión y anunciamos que SEDIC continuará manteniendo los contactos necesarios a fin de aclarar cuanto antes los términos exactos de dicho proyecto de voluntariado en las bibliotecas públicas de Madrid.

En la reunión se trataron asuntos generales sobre la política bibliotecaria del Ayuntamiento de Madrid dentro de la cuál, según informaron, se encuentra la ampliación y mejora de los servicios existentes pero buscando un nuevo modelo de gestión para su mantenimiento, cuya implantación finalizaría en 2015.

Sobre el programa de voluntariado desde el Ayuntamiento de Madrid señalan que por el momento el proyecto esta en fase piloto hasta septiembre. Depende conjuntamente del Área de Gobierno de las Artes y del Área de Gobierno de Familia y Servicios Sociales, y quedará próximamente regulado por un decreto, en el que se espera que queden recogidos los siguientes puntos:

  1. La colaboración ciudadana se plantea como una forma de contribución individual y particular sin que pueda sustituir el trabajo remunerado.
  2. Los voluntarios colaborarán en tareas diversas, comoproporcionar información sobre recursos culturales, información a domicilio, apoyo en actividades culturales y colaboración en clubs de lectura.
  3. No se contempla ningún tipo de remuneración para el trabajo de voluntariado en las bibliotecas del Ayuntamiento de Madrid.
  4. No existe un proceso de selección como tal en el programa de voluntariado. Una vez pasada la fase piloto, el registro o inscripción para formar parte del programa se hará a través de la Fundación Voluntarios por Madrid.
  5. Para colaborar como voluntario no se requerirá cualificación en el ámbito profesional de la Biblioteconomía o de la gestión de información.
  6. No hay o no está especificado un número máximo de voluntarios por centro, si bien este número será proporcional en todo caso al tamaño de cada Biblioteca.
  7. En la fase piloto del proyecto está previsto que la actividad de voluntariado se desarrolle en las tres horas centrales de la tarde, y en una fase posterior también en las tres horas centrales de la mañana.

También explicaron que los voluntarios asistirían previamente a una sesión informativa a celebrar en cada una de las bibliotecas de la Red y cuya primera edición tenía lugar el día 8 de marzo del presente año en la Biblioteca Iván de Vargas. A petición propia, SEDIC fue invitada a asistir a alguna de estas sesiones informativas, acudiendo ese mismo día nuestra gerente, Rosa Martínez.

Dicha sesión estuvo dirigida por Concha Fernández, jefe del Dpto. del Voluntariado del Ayuntamiento de Madrid, María Ángeles de Diego, directora de la Red de Bibliotecas del Ayuntamiento de Madrid y Pilar Garrido, directora de la Biblioteca Iván de Vargas, y se trató fundamentalmente de dar a conocer a los futuros voluntarios la Red de Bibliotecas Públicas del Ayuntamiento de Madrid todos los servicios de los que consta, con una introducción también a los programas de voluntariado del Ayuntamiento y una visita guiada a la biblioteca.

El papel de SEDIC en esta sesión fue de observador en el desarrollo de este proyecto piloto, con la intención de conocer mejor el mismo y dar posterior cuenta a socios y profesionales en general.

El objetivo es clarificar cuanto antes los términos exactos de este proyecto, para lo que a propuesta de SEDIC, la Directora General de Bibliotecas, Archivos y Museos contestará sobre su disponibilidad para participar en una mesa redonda, organizada en las próximas semanas por SEDIC, en la que se abordará el tema del voluntariado en las bibliotecas públicas, así como el proyecto de voluntariado en las bibliotecas del Ayuntamiento de Madrid. Se considera también de interés que exista representación en esta mesa del Área de Gobierno de Familia y Servicios Sociales.

Marzo, 2012

Fuente Original: SEDIC Blog

¡Hola a todos!

Bienvenido a mi blog Balduqueando 2 punto 0.

¿Y qué es “balduquear” te estarás preguntando? Básicamente manejar y  usar el balduque. No, no te asustes, no es nada raro.

El balduque es la cinta de color rojo que se usa tradicionalmente en la Administración, y por extensión en la archivística,  para mantener unidos  los expedientes y que no se pierda ninguno de los documentos que lo componen. Por eso algunos legajos y expedientes parecen regalos de navidad. La historia de su nombre es curiosa, durante el reinado de Felipe II la demanda de cinta para atar los documentos aumentó considerablemente, tanto que se organizó un concurso administrativo para encontrar un proveedor más económico. Resultó agraciada la ciudad neerlandesa de Bolduque que la fabricaba de ese color. El algún momento se cambió la “a” por una “o” y  con ese nombre se conoce desde entonces.

¿Y lo de 2 punto 0?

Porque a pesar de que se siga usando el balduque de  forma física para la documentación en papel, las nuevas tecnologías han creado nuevos soportes que necesitan ser atados con una cinta virtual, con un balduque intangible.

Este blog nace con la idea de reflejar la situación actual en la gestión documental, que se resumen en la convivencia entre soportes tangibles e intangibles. La información ha abandonado el cuerpo físico para volverse  incorporea y por tanto se necesitan nuevas técnicas para su gestión y conservación. Los principios reguladores son los mismos, sólo cambian los modos de llevarlos a cabo.

Las etiquetas de archivera, bibliotecaria y documentalistas se difuminan y dan paso a unaa nueva profesional todoterreno que quizás necesite una denominación propia, a mi me gusta el término ArchiGeekcaria.  Un poco de archivera, mezclado con documentalista y bibliotecaria y una buena dosis de Geek.

Espero no haberte asustado y que me acompañes en esta nueva aventura. ¡Gracias por haber llegado hasta aquí!

balduque

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