Entrevista en #Neodoc sobre #gestióndocumental

Recientemente Neodoc ha publicado mi entrevista. Mil gracias a Lucía González  de @neodoc_app por proponérmelo y también muchas disculpas por mi tardanza en contestar. 

El texto:

Unos de los retos del sector es la conservación a largo plazo de la documentación en soporte electrónico

María Jesús SerranoTenemos el gusto y el honor de entrevistar esta semana en neodoc a una de nuestras queridas expertas que más tiempo lleva colaborando con nosotros. Os presentamos a María Jesús Serrano , diplomada en Biblioteconomía y Documentación, licenciada en Documentación por la Universidad Complutense de Madrid. Desde 1998 María Jesús se dedica profesionalmente a la gestión documentaldesempeñando tareas como bibliotecaria, catalogadora, documentalista, archivera, investigadora, gestora documental, en ámbitos que incluyen documentación histórica, administrativa, arquitectónica, fotográfica o digital. Nuestra experta es además una apasionada por las nuevas tecnologías y por la evolución de los soportes de información, las nuevas formas de comunicación, la e-administración y los nuevos medios de almacenamiento, preservación y difusión del conocimiento. En estos momentos afirma estar “descubriendo la web semántica, linked data, open data y las ontologías”.

1- María Jesús, ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Creo que, aunque no lo sepan, todas las empresas y organizaciones necesitan tener un control de su gestión documental. Muchos de los procesos que realizan de forma constante; procedimientos burocráticos, intercambios de información, son en realidad parte de un sistema de gestión documental aunque no lo llamen así. Desde mi punto de vista todas necesitan contar con un sistema de gestión documental que les permita optimizar y mejorar su funcionamiento, por ejemplo, evitar la duplicidad de documentos, eliminar procesos repetidos o prevenir la acumulación de documentos repetidos o sin validez legal en armarios. Si en tu organización tienes armarios llenos de documentación “heredada”, que no se usa desde hace años ni se sabe qué es ni a quien pertenece, es prueba de que necesitas un sistema de gestión documental.

2- Muchas veces se piensa que la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones. ¿Cuál es tu opinión al respecto? 

Creo que la gestión documental es para cualquier organización, simplemente se trata de adaptarla a las necesidades de cada una. Es imprescindible llevar a cabo un estudio previo lo más exhaustivo posible antes de implantar cualquier sistema o gestor, para conocer cómo es el funcionamiento, cuáles son los flujos, quiénes intervienen y sobre todo saber exactamente cuáles son las necesidades y los objetivos que se van a conseguir.

Si en tu organización tienes armarios llenos de documentación “heredada”, que no se usa desde hace años ni se sabe qué es ni a quien pertenece, es prueba de que necesitas un sistema de gestión documental

3- ¿Es caro implantar una gestión documental? 

Según las necesidades puede ser más o menos caro ya que todo dependerá de si es necesario contar con un determinado software, compra de material, contratación de personal. Debe verse como una inversión que a medio y largo plazo va a suponer un ahorro para la organización.

4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental? 

Sí, desde luego. La gestión documental abarca a documentos en cualquier soporte. Y en el caso de la documentación en soporte digital existen tanto una normativa (norma técnica de interoperablidad, e-EMGDE…) como estándares ISO para asegurar su integridad, su autenticidad, validez y su conservación a largo plazo.

Implantar una gestión documental, según las necesidades, puede ser más o menos caro

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental? 

La localización de manera eficaz de la documentación. 

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Su desconocimiento. Muchas personas no saben para qué sirve la gestión documental, son reacios a ella por lo que yo creo que es falta de información. Quizás sea necesario “venderse” mejor y hacer ver las ventajas que supone contar con un sistema de gestión documental.

Muchas personas no saben para qué sirve la gestión documental, son reacios a ella por falta de información

7- ¿Cómo ves el futuro del sector? ¿Hacia dónde va? Imagínate en 10 años… ¿A qué retos crees que va a hacer frente? 

Hacia el expediente electrónico y la generación de documentación 100% digital. Unos de los retos es sin duda la conservación a largo plazo de la documentación en soporte electrónico. Actualmente se está trabajando en políticas de preservación digital y en su relación con sistemas archivísticos para gestionar la documentación nativa digital. 

8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos? 

Me decidí por esta profesión de manera accidental. Durante mis últimos años en la universidad me surgió la oportunidad de trabajar en archivos y creo que descubrí mi vocación porque desde entonces he seguido vinculada a ese sector. Lo que más me gusta es tener la oportunidad de trabajar con todo tipo de documentos y ser capaz de ser intermediaria entre ellos y los usuarios que necesitan de la información contenida en ellos.

El sector camina hacia el expediente electrónico y la generación de documentación 100% digital

9- Llevas meses colaborando en encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?

Creo que las encuestas de neodoc son una forma de conocer a otros compañeros que trabajan en el mismo sector, saber qué opinan de ciertos aspectos y sobre todo de estar al día sobre la gestión documental.

10- Unas palabras para los amigos de neodoc 

Muchas gracias por haber leído hasta aquí. Espero no haberos aburrido. Os animo a todos a seguir trabajando en gestión documental y a estar orgulloso de ello.

El texto original está disponible en: http://www.neodoc.es/news/unos-de-los-retos-del-sector-es-la-conservacion-a-largo-plazo-de-la-documentacion-en-soporte-electronico

¿Mi investigación?…No, tu investigación

Imprescindible el artículo de @NandoBetancorP sobre la delgada línea entre pedir ayuda e información y exigirlas.
Según el diccionario de la RAE:
investigar
Del lat. investigāre.
1. tr. Indagar para descubrir algo. Investigar un hecho.

El archivo: la gestión de la memoria

A todos esos investigadores que afortunadamente
valoran el trabajo de los archiveros.

En la actualidad el archivero es, sin duda alguna, uno de los trabajadores más desconocidos de todo el espectro profesional. Desconocido no sólo porque directamente en ocasiones no se tiene conciencia sobre su existencia –de hecho es verdad que muchas veces no existe, aunque debiera-, sino porque, cuando se asume su presencia en los archivos –otros espacios inquietantes para la mayoría de la población-, pocas personas, independientemente de su situación social, económica o formativa, serían capaces de decirnos más de dos –o una, en el peor de los casos-, de las funciones que debe realizar.

Sin embargo, lo peor de toda esta situación –aún tratándose de un panorama general negativo para la profesión en sí misma-, no es que el potencial usuario de a pie no sepa ni de la existencia de archiveros ni del trabajo que éstos…

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#Poképaradas en #archivos, ¿una nueva forma de difusión 3.0?

A no ser que las últimas semanas hayas estado incomunicado, explorando el desierto del Gobi, en un retiro espiritual en el Tibet, seguro que has para oído hablar de Pokémon Go (en caso de que no te suene de nada aquí tienes un enlace explicando en qué consiste este fenómeno global), la versión en realidad aumentada del juego Pokémon para dispositivos móviles que permite la caza y captura de los pokémon en el mundo “real”.

Es un juego fácil, divertido y muy adictivo, que en dos semanas consiguió más de 25 millones de jugadores.

Y ahora bien, te preguntarás, ¿qué tiene que ver todo esto con los archivos?. Te lo resumo en tres palabras: poképaradas y pokégimnasios.

Pokeparada (pokestop). Captura: balduqueando20

Poképarada (pokéstop). Captura: balduqueando20

Pokegimnasio (pokegym). Captura: balduqueando20

Pokégimnasio (pokégym). Captura: balduqueando20

El quid del juego consiste en cazar pokémons y en combatir con ellos con otros jugadores. Para lo primero se necesitan pokébolas (pokéballs), que son eso, bolas, con los que se capturan los pokémon. Las hay de distinto tipos y se consiguen por dos medios, bien comprándolas con dinero real, o de forma gratuita en las poképaradas.

Sin pokębolas no hay juego, así que estos lugares se han convertido en zonas cotizadas y muy apreciadas que pueden congregar a un montón de jugadores. Si además se añade el hecho de que el juego da la opción de alimentarlas con un cebo especial que atrae a pokémons al sitio durante media hora, los montones se convierten en hordas de jugadores.

Monumento a Alfonso XII Parque del Retiro, Madrid. Hay 4 pokeparadas juntas

Domingo 31 de Julio 2016, 10.30 am. Monumento a Alfonso XII Parque del Retiro, Madrid, donde hay 4 poképaradas juntas. Foto: balduqueando2Go

Una vez alcances el nivel 5 obtienes la posibilidad de unirte a equipos y participar en combates de pokémons en los pokégimnasios y medir tus fuerzas con otros jugadores. Pero para poder luchar es necesario estar físicamente cerca de ellos. Como pasaba con las pokęparadas atraen a jugadores.

Las pokęparadas y pokégimnasios están situados en lugares públicos y su ubicación se corresponde con elementos urbanos: monumentos, fuentes, graffitis, edificios representativos como bibliotecas y archivos. De este modo ir a la caza y captura de pokémons puede suponer una oportunidad para la difusión cultural, en concreto de los archivos. Una forma barata de dar a conocer la existencia de éstos a una gran masa de público. Quizás algunos sólo pasen a recoger pokébolas o a luchar pero entre tanto jugador seguro que hay quien sienta curiosidad y entre para saber exactamente qué es un archivo y para qué le puede ser útil.

Estamos hablando de un público potencial de 25 millones, en su mayoría mujer y con edades que van desde los 18 a los 50 años (fuente), no parece que sea un juego sólo para niños.

http://es.ign.com/m/pokemon-go-iphone/106516/news/pokemon-go-estadisticas-de-sus-jugadores

Estadísticas jugadores de Pokemon Go

Niantic, desarrolladora del juego, ofrece la oportunidad de solicitar la creación de nuevas poképarada a través de un formulario en su página web. Sería estupendo poder contar con el mayor número de poképaradas en archivos o cerca de los mismos y que éstos lo publicitasen para conseguir mayor visibilidad.

Ya hay alguna poképarada que coincide con la ubicación de un archivo, como el Regional de la Comunidad de Madrid, situado junto con la Biblioteca Regional en la antigua fábrica de cervezas de El Águila.

Pokeparada en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid

Pokeparada en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid

¿Qué os parece la idea?

Ayúdanos a ser TT con #UnArchivoEs, el próximo 9 de Junio de 2016 #IAD16

Desde 2007, el 9 de junio es el Día Internacional de los Archivos. La fecha fue elegida por el Consejo Internacional de Archivos (ICA)  conmemorando su creación, el 9 de junio de 1948, bajo el auspicio de la UNESCO.

Es un día para celebrar, reflexionar y sobre todo dar a conocer al gran público qué son los Archivos, para qué sirven y sobre todo en qué pueden ayudarle en su vida diaria, como garantes de sus derechos y de la memoria colectiva.

Este año entre las muchas actividades programadas, está la de volver a ser TRENDING TOPIC en twitter utilizando el hashtag (etiqueta) #UnArchivoEs.

¿Por qué queremos ser TRENDING TOPIC? Porque entre los objetivos del ICA cuando creó este día, está el de aumentar la visibilidad a nivel mundial. Twitter es una forma efectiva y rápida de conseguirlo. Los TT son consultados por cientos de miles de personas a diario.

Por primera vez tendremos un hashtag consensuado con la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) http://www.ala-archivos.org/blog/9-de-junio-dia-internacional-de-los-archivos-2/.

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También ha recibido el apoyo del ICA. Los carteles promocionales están realizados con  el kit de comunicación del ICA para el #IAD16 http://www.ica.org/en/unarchivoes-celebrates-international-archives-day-and-uses-ica-communication-kit

Hace falta mucha ayuda, calculamos que se necesitarán unos 3000 mensajes en el tramo horario de las  7-9 AM y 16-18h PM (GMT+1).

Ayudadnos a conseguirlo escribiendo mensajes (o haciendo RT) relacionados con los archivos, qué suponen para ti, cómo los utilizas…, junto con el hashtag: #UnArchivoEs (siempre que los 140 caracteres lo permitan, también puede incluirse #IAD16

Hay disponible una plantilla para los tweets aquí

Escribid tantos mensajes como os sea posible y sobre todo, disfrutad del Día Internacional de los Archivos.

¡Muchas gracias!

#NoSinArchivos finalista (y yo también :) ) de los premios ACAL 2016 #CACYL

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¿Os acordáis que el año pasado queríamos – y ¡conseguimos! – ser Trending Topic en Twitter con #NoSinArchivos, para celebrar el día de los Archivos? (Pinchad aquí para hacer memoria). Pues bien, ese proyecto, y los que colaboramos en el mismo -en su organización y promoción-, entre los que estoy incluida, somos finalistas de los Premios ACAL 2016, que concede la Asociación de Archiveros de Castilla León (ACAL) dentro de la categoría de eventos de difusión:

Lista completa de nominados a los Premios Acal 2016

El Comité de Valoración de las candidaturas presentadas a los premios ACAL  quiere  resaltar la dificultad para elegir los finalistas de cada categoría debido a la calidad de las candidaturas presentadas. El Comité ha decidido que los finalistas a los premios ACAL 2016 son:

Premio al mejor evento de difusión

  • ¿Qué recordarán de nosotros? Como preservar documentos familiares y personales del Siglo XXI. Archivo Municipal de Girona. Centro de Investigación e Información de la Imagen.
  • Hashtag #No sin archivos. Ciudadanos, instituciones y organismos oficiales que contribuyeron a dar visibilidad a este Hashtag. Especialmente se nomina por su contribución a Maria Jesús Serrano de Balduqueando 2.0, Grup d’Axivers de Lleida, Asociación de Amigos del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara y la Subdirección General de Archivos Estatales con José Luis Muñoz Romano como editor de contenidos y preparador de la tendencia.
  • Cachitos de hierro y cromo. Archivo RTVE.

No puedo expresar la ilusión que me hizo conocer la nominación y lo orgullosa que estoy, pero el mérito no es mío. Fueron muchos los que trabajaron en la planificación, especialmente José Luis Muñoz Romano (SGAE), el Grup d’Arxivers de Lleida y la Asociación de Amigos del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara. Y fueron muchos más los que participaron incluyendo #NoSinArchivos en sus mensajes. Gracias a su colaboración fue posible  llegar a los más de 7000 tuits redactados el 9 de junio de 2015.

Desde aquí vuelvo a daros las gracias, pero así, en grande:  ¡GRACIAS!

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El ganador definitivo se sabrá el próximo vienes 27 de mayo de 2016 en Segovia, como colofón a las sesiones del #CACYL (menuda chulada de cartel), la competencia es muy dura, son todos grandes proyectos, pero quién sabe….

El proyecto de difusión de archivos en twitter continua este año, el próximo día 9 de junio, volveremos a intentar ser Trendig Topic y superar los límites con #UnArchivoEs. Id pensando en vuestros tuits.

 

[IMG] Todavía más carteles motivacionales para #archifrikis y #archiver@s

Aquí llega una nueva tanda de carteles motivacionales para archiver@s. Especialmente dedicados a los más #archifrikis.

Espero que os gusten.
Disfrutad del fin de semana y ya sabéis, ¡Quitad siempre todas las grapas!

Fdo. Balduqueando2punto0

Sigue leyendo

Los Archivos Estatales un ejemplo a seguir en la web 2.0

Gran artículo, y gran iniciativa. Eso demuestra que hay “sitio” para los archivos y archiveros en las redes sociales. Enhorabuena.

El Nostre Arxiu Fotogràfic

Recientemente, los Archivos Estatales (@ArchivosEst)han cumplido un año en las redes sociales y lo han hecho de manera notable; más de 6.000 seguidores en Twitter y casi 12.000 en Facebook avalan este éxito sin precedentes.

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Estos perfiles más que bien gestionados por Jose Luís Muñoz Romano (@jlmunozr) y Alfonso Sánchez Mairena (@Thesaurarius), archiveros que conocen a la perfección todo lo que puede dar de sí un Archivo en las redes sociales, son una muestra fidedigna de que los archivos en este país están empezando a hacerse visibles, así como también a nadar como pez en el agua en la denominada web 2.0. Muestras que están ayudando, y mucho, a derribar el muro que durante años ha existido entre ciudadanía y centro de archivo.

Algunas de sus dinámicas más destacadas y que, al menos a mi parecer, más demuestran todo lo que vengo…

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