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El complejo mundo de los PDF. El PDF/A y otros pdfs del montón

En cualquier artículo que hable sobre la documentos electrónicos se menciona al pdf, tanto el tradicional (pdf a secas) como a sus “hermanos” que en apariencia sólo se  distinguen entre sí porque al final de su nombre se les añade una “/” seguida de una o varias letras.

Todos son pdf (siglas del inglés portable document format, formato de documento portátil), pero varían alguna de sus características internas para adaptarlas a un tipo determinado de documento, así que son más las similitudes que tienen entre ellos que las deferencias además de tener el mismo objetivo: la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos utilizando un mismo formato que perdure el mayor tiempo posible.

Sólo hace falta hacer memoria y remontarnos a unos diez años atrás, para que recordemos que se utilizaban como soporte para conservar documentos “no papel” en CD-Roms, DVD, microfilms o microfichas. Lo que obligaba a caras reconversiones y digitalizaciones además de tener que contar con aparatos especiales para leerlos que ocupan mucho espacio y consumían una parte importante de los presupuestos anuales, pero que además tenían la desventaja de su rápida obsolescencia. Pasados unos años aparecía un nuevo soporte con mayor capacidad que obligaba a una redigitalización de todo lo ya digitalizado, porque por desgracia lo que ya se tenía no era compatible, en la mayoría de las ocasiones, con los nuevos soportes. Eso ha hecho que muchos de aquellos caros lectores de microfilms duerman llenos de polvo en almacenes, cuando no directamente en los propios depósitos documentales, o que nos encontremos con la paradoja de que tenemos rollos de microfilms que no podemos leer porque no contamos con el aparato porque éste se rompió y ya no se fabrican pieza para repararlos.

Esta elección de formatos busca la normalización y universalización a través de la redacción de normativa ISO (y su traducción al español en normas UNE) que establecen las especificaciones técnicas y de contenido. Porque el objetivo último de la implantación de los distintos estanndares de pdf es la de alcanzar un perfil común y único que asegure que puedan ser reproducidos con exactitud en el futuro, en cualquier lugar y con independencia de los recursos materiales.

Las clases de PDF

PDF/A,  es un formato de archivo para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Está basado en la Versión de Referencia 1.4 de PDF de Adobe Systems Inc.  definido por la ISO 19005-1:2005, publicada el 1 de octubre de 2005, en España se tradujo como Norma UNE-ISO 19005-1:2008 editada por AENOR

Sobre  dicha norma ISO, Alejandro Delgado Gómez afirma que:

es un documento extremadamente técnico, destinado a ser comprendido e implantado por profesionales de la informática, no de la archivística. Se apoya, con ligeras modificaciones, en el formato PDF de Adobe, lo cual ya apunta hacia otro buen motivo por el que no debiera considerarse una norma de archivo, aunque concurra por supuesto a una buena política de conservación archivística: PDF, como la propia norma declara, está destinado a congelar imágenes de documentos, de tal manera que el proceso de documentar, es decir, el conjunto de todos los componentes que discutimos al comienzo, no queda recogido, ni siquiera en los metadatos anidados en el fichero. Por tanto, PDF es una buena implantación para conservar documentos similares a papel, así como para autenticarlos (con el matiz, ya indicado en la norma) de que no todos los procedimientos de firma electrónica son compatibles con PDF. El formato no es adecuado para documentos dinámicos y disímiles del papel, ni para la garantía de autenticidad a largo plazo. No obstante, es una implantación específica útil para los fines indicados y, en combinación con otras tecnologías, como XML, contribuye a la creación y gestión de buenos sistemas de conservación archivística.”

En la actualidad se habla que los PDF/A se dividen en dos partes, PDF/A-1 y PDF/A-2 e  incluso  hay quien  subdivide  en dos categorías a los PDF/A-1 según la nitidez permitida a la hora de leer los documentos.

  • PDF/A-1  que ya hemos mencionado y que se encuentra regulada por la ISO 19005-1:2005,
  • PDF/A-2  normalizada por  el estánddar  ISO 19005-2:2011,  publicado el 20 de junio de 2011 bajo el título en ingles  Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) y que  incide en la mejora de compresión de las imágenes y en la implantación de la firma digital, así como en los requisitos para conversión de archivos PDF/A-1 al nuevo formato

En resumen los PDF/A sean del tipo que sean, son archivos electrónicos conservados en formato PDF, por ser uno de los más extendidos y de fácil acceso, su versión “lectora” (reader) es gratuita, y que se encuentran regulados por una normativa internacional que por ejemplo sólo permite el contenido fijo, prohibiendo el vídeo, audio, la encriptación, el uso de javascript o de enlaces externos.

Los otros PDF hermanos del /A son:

  • PDF/X Se utiliza en imprenta y en el mundo editorial con el objetivo de conseguir un formato de archivo electrónico que asegure que la impresión se realizará exactamente como fue diseñado en origen y del modo en que fue creado. Permite total uniformidad durante el trabajo en equipo o con diversos proveedores.
  • PDF/E  un estándar  enfocado a la ingeniería, sobre todo incide el uso de metadatos y diseños 3D.
  • PDF/UA,  «UA» significa Accesibilidad Universal, sigue los pasos del W3C   para conseguir la total accesibilidad utilizando etiquetas que identifiquen cada parte del documento y ser entendido por otras máquinas, como por ejemplo los lectores de pantalla que usan los discapacitados visuales.

¡Hola a todos!

Bienvenido a mi blog Balduqueando 2 punto 0.

¿Y qué es «balduquear» te estarás preguntando? Básicamente manejar y  usar el balduque. No, no te asustes, no es nada raro.

El balduque es la cinta de color rojo que se usa tradicionalmente en la Administración, y por extensión en la archivística,  para mantener unidos  los expedientes y que no se pierda ninguno de los documentos que lo componen. Por eso algunos legajos y expedientes parecen regalos de navidad. La historia de su nombre es curiosa, durante el reinado de Felipe II la demanda de cinta para atar los documentos aumentó considerablemente, tanto que se organizó un concurso administrativo para encontrar un proveedor más económico. Resultó agraciada la ciudad neerlandesa de Bolduque que la fabricaba de ese color. El algún momento se cambió la «a» por una «o» y  con ese nombre se conoce desde entonces.

¿Y lo de 2 punto 0?

Porque a pesar de que se siga usando el balduque de  forma física para la documentación en papel, las nuevas tecnologías han creado nuevos soportes que necesitan ser atados con una cinta virtual, con un balduque intangible.

Este blog nace con la idea de reflejar la situación actual en la gestión documental, que se resumen en la convivencia entre soportes tangibles e intangibles. La información ha abandonado el cuerpo físico para volverse  incorporea y por tanto se necesitan nuevas técnicas para su gestión y conservación. Los principios reguladores son los mismos, sólo cambian los modos de llevarlos a cabo.

Las etiquetas de archivera, bibliotecaria y documentalistas se difuminan y dan paso a unaa nueva profesional todoterreno que quizás necesite una denominación propia, a mi me gusta el término ArchiGeekcaria.  Un poco de archivera, mezclado con documentalista y bibliotecaria y una buena dosis de Geek.

Espero no haberte asustado y que me acompañes en esta nueva aventura. ¡Gracias por haber llegado hasta aquí!

balduque

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