Cuando en las asignaturas de archivística se habla de los principales factores de deterioro del patrimonio documental se mencionan las causas extrínsecas e intrínsecas.

Extrínsecas son las producidas por agentes externos y  suelen clasificarse en ambientales (humedad, exceso de luz), biológicas (insectos y microorganismos), catastróficas o mecánicas (producidas por manipulaciones inadecuadas).

Las intrínsecas son por el contrario, las producidas por los componentes internos del objeto, tipo de material, tintas, proceso de elaboración (encuadernación en el caso de libros) o la presencia de elementos metálicos.

Un ejemplo de grapas oxidadas. El óxido rodea a la grapa y va "comiendo" la superficie

Pero apenas mencionan, y si lo hacen es de pasada, cuando se mencionan los elementos metálicos, a las tres plagas que asolan cualquier archivo desde el siglo XX y que pueden resultar más perjudiciales que el ataque de una horda de xilófagos.

Son los archienemigos del archivero: las grapas, clips y gomas elásticas.

A simple vista son unos simples e inofensivos artículos de oficina que se emplean para unir documentos y que cuentan con una gran popularidad ya que son profusamente utilizados sin medir el deterioro que pueden producir en la conservación de los documentos a largo plazo.

Las grapas y los clips, de origen metálicos, con el paso del tiempo se oxidan “comiéndose” trozos del papel circulante, mientras que las gomas elásticas pasados unos años (dos o tres) pierden su elasticidad, se endurecen y se adhieren de tal forma que sólo queda la opción de rascar para eliminar sus rastros del documento que en su día unió.

Aspecto de una goma elástica reseca. Sólo queda la opción del raspado para eliminarla de la documentación

En casi todas las directivas sobre trasferencias de documentos a los archivos centrales hacen hincapié en que la documentación ha de estar limpia de estos elementos, incluyendo a las fundas de plástico y los archivadores de anillas. Pero muchas veces ya es tarde. El simple lapso de tiempo que transcurre en el ciclo documental que va desde el archivo de oficina al archivo central/general basta para que se produzca este fenómeno puesto que no hacen unas condiciones extremas para que la oxidación tenga lugar. Para evitarlo es necesario llevar a cabo una concienciación desde origen, en las propias unidades productoras.

Es casi imposible erradicar el uso de las grapas, clips y gomas elásticas, pero si se puede limitar su uso, utilizándolos en su justa medida. Si es necesario añadir un papel  a un montón previamente grapado, en vez de graparlo a la última hoja, es mejor desgrapar y grapar todo el conjunto a la vez. Habremos ganado tiempo en la preparación de la futura transferencia y el documento se conservará mejor. En el caso de los clips se pueden sustituir los metálicos por aquellos recubiertos de plásticos, y en cuanto a las gomas elásticas, a las que personalmente encuentro poco útiles, pueden cambiarse por el clásico balduque.

Y para evitar futuros problemas, también es necesario limitar el uso de los post-its y otras cosas de colores fuertes en los expedientes administrativos.

Como comprobé hace unos años en un fondo que había sufrido una inundación:

Post-it + agua = papel desteñido amarillo fosforito (o del color del post-it)
Acuse de recibo Correos + agua = papel desteñido rosa fosforito

¿Y qué pasa con el celo?

Sí, se me olvidaba. El celo común queda desterrado. Radicalmente.

Si la hoja tiene un desgarrón y has pensado “arreglarlo” con un poco de cinta adhesiva ¡Olvídalo!. Es una muy mala idea.

Al igual que con las gomas elásticas, pasado poco tiempo, el adhesivo se seca y se transfiere a la superficie, dejando manchas de color naranja pegajosas y el documento igual de roto que al principio. Para reparar desgarrones se utiliza cinta adhesiva de papel libre de ácido y con ph neutro. La principal pega es que es más cara que la cinta común, pero tienes la seguridad de que el adhesivo se mantendrá en su lugar.

El adhesivo se transfiere a la documentación dejando una marca imposible de eliminar

Bibliografía

1.  La conservación de nuevos soportes documentales. Blog de la BNE

2.  Soportes y técnicas documentales. Causas de su deterioro. Javier Tacón Clavaín. Ollero y Ramos Editores,

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