Cómo usar un tándem: el recorrido por la administración digital entre archiveros y TIC´s
DOÑA SONIA CRESPO NOGALES @_screspo
Archivera Municipal de Rivas Vaciamadrid
Texto publicado en XX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES y reproducido con permiso de la autora
En los últimos años el avance de la administración electrónica y la llamada transformación digital han implicado que los profesionales trabajemos no sólo en colaboración sino en verdadera simbiosis para poder sacar adelante los proyectos planificados y asumir los retos de modernización que se nos plantean.
Los equipos multidisciplinares se han revelado como una de las claves necesarias para poder abordar con éxito cualquier planteamiento de futuro, y el funcionamiento de los mismos, compuestos por técnicos expertos en campos tan diversos y con características personales tan diferentes resulta complejo e impredecible, sin bien es cierto, que podemos sistematizar una serie de características que nos ayudarán a crear las condiciones necesarias para formar equipos que obtengan los resultados deseados.
Os proponemos que veamos la relación entre los profesionales de distintas disciplinas que trabajan en el ámbito de la e-administración como una bicicleta tándem. Estas son las instrucciones de uso.
AVISO: si al comienzo de tu carrera profesional no aprendiste a ir en bici, es decir, jamás
pensaste que te enfrentarías con la transformación digital ni con la tecnología, y ya de mayor no te ves preparado, el tándem es una alternativa perfecta para disfrutar de un proyecto tan apasionante. Cada ocupante del tándem tiene que desarrollar un rol específico vinculado a su conocimiento profesional pero también a sus cualidades personales, y esto es lo mejor: NO es necesario saber andar en bici para ser el segundo ocupante del tándem, aunque obviamente todos los ocupantes deben seguir unas pautas
concretas. Por supuesto, el conductor también debe actuar de forma diferente que en una bicicleta normal.
INSTRUCCIONES DE USO
1. El conductor de la bicicleta tándem debe tener en cuenta que lleva un ocupante (o varios) y que, habitualmente, este no está acostumbrado a ir en este medio de locomoción, por lo tanto, deberá estar atento a posibles movimientos que haga el acompañante que pueden hacer perder el equilibrio de la bicicleta. Será el conductor el que se encargue en exclusiva de los cambios de marcha, frenos, dirección, etc.
Los equipos de trabajo promotores de la e-administración en el ámbito de la administración local han estado tradicionalmente compuestos en su mayoría por profesionales del ámbito de la Archivística, el Derecho, la Organización/RRHH, y las TIC’S; las cuatro disciplinas sobre las que pivota la transformación digital. Esos serían los cuatro ocupantes necesarios del tándem. Ocupar la silla de conductor tiene que ver más con las características y capacidades personales, además de la estrategia que pueda desarrollar el equipo; en algunas publicaciones, sin entrar en el detalle de la composición del equipo sí se hace hincapié en que sea conducido por un Responsable técnico funcional que centralice las decisiones (1). La administración local es un ámbito tan variado en lo organizativo que lo principal será buscar y encontrar a estos cuatro expertos y si además uno de ellos es capaz de desarrollar un rol de líder, podemos sentarnos y comenzar a pedalear.
El equipo tendrá que tener cuatro características fundamentales:
• ÉTICA, objetivos comunes y ausencia de ultracompetitividad. Cuando un equipo de personas tiene que trabajar para sacar adelante proyectos que afectan a toda la Organización, que son largos en el tiempo e intensos en la cantidad y variedad del trabajo, es necesario que sean no sólo buenos profesionales sino también buenas personas, como dice Howard Gardner «Una mala persona no llega nunca a ser un buen profesional» (2) , y en nuestro tándem deberán ir montados los mejores profesionales que tenga la Organización.
• VALORES. El equipo debe compartir unos valores comunes, que deben ser en primera instancia los de la propia función pública, es decir, servir a la ciudadanía.
La realidad es que la administración se encuentra en un proceso de (re)construcción
de valores y de articulación de un marco de integridad institucional, y es más necesario ahora que nunca trabajar en este sentido (3).
• MOTIVACIÓN Y CONFIANZA. El equipo debe ser capaz de visualizar la meta y verse capaz de asumirla. Tener ese punto de partida de la meta común y saber alimentar esa ilusión será el ingrediente principal de los posibles «segundos esfuerzos » que tengamos que hacer en el proceso de transformación digital, es decir,
la pasión por el proyecto, la voluntad de colaborar y aportar algo al mismo, y el deseo de conseguir la meta propuesta, nos harán levantarnos tras cada fracaso y
creer que la siguiente vez lo conseguiremos o lo haremos mejor (4).
2. Para saber cómo ir en una bicicleta tándem, el conductor ha de tener en cuenta que los giros deben ser mucho más abiertos que en una bicicleta normal, ya que el vehículo es mucho más largo y, si se practica un giro con un radio pequeño, la bici acabará por los suelos.
• TRABAJAR EN EQUIPO. Aunque parece algo sencillo, es necesario concienciarse de que esto supone asumir nuestra responsabilidad y hacer un trabajo lo mejor posible para el equipo. Eso involucra que entendamos cuando nuestra aportación es más o menos importante o cuando ante ciertos avances en el recorrido debemos trabajar a mayor o menor ritmo. El trabajo en equipo se ve condicionado además por la crisis del modelo tradicional de la función pública, que viene provocada entre otras cuestiones por la indefinición y tensión bipolar entre un modelo burocrático, de una parte, y un modelo con mayor impronta gerencial o empresarial, por otra. Los ayuntamientos, como organizaciones de mayor proximidad a la ciudadanía, sufren esta ambigüedad e incertidumbre con mayor gravedad que en otros niveles administrativos (5).
• PLANIFICAR. Una buena planificación nos permitirá ser capaces de dimensionar las cargas de trabajo y lo asumible por el equipo. Las ventajas de una buena planificación y las maneras de realizarla han sido suficientemente desarrolladas en la literatura municipalista, así que sólo subrayaremos una parte especialmente relevante de la planificación en los proyectos de transformación digital, y es el hecho de entroncarlos con los conceptos de rentabilidad, de equilibrio entre riesgos y beneficios, y en definitiva, con el hecho de poder vincular el avance del proyecto con resultados concretos, cuantificables… ya que el proceso estará siempre activo, en continua evolución.
3. En cuanto al ritmo de las pedaladas del tándem, el que las tiene que marcar es el conductor, mientras el acompañante se debe limitar a seguirlas. Hay que ser prudentes y llevar una velocidad más baja que en una bicicleta normal, para limitar los daños ante una falta de coordinación entre conductor y ocupante/s.
• LIDERAZGO. El liderazgo público es un tema complejo y apasionante, que se ha tratado en profundidad en jornadas (6), cursos (7) o artículos de opinión (8). Un proyecto de transformación digital necesita un liderazgo fuerte, entendiendo éste como la capacidad de alguien de tener un plan, comunicarlo con claridad y de manera insistente y saber generar sinergias y alianzas entorno a ese plan. Puede ser que en diferentes etapas del recorrido sean diferentes los conductores del tándem, los líderes, pero tenemos que tener presente siempre el importantísimo papel que juegan, pese a que sin los demás miembros del equipo la bici se caería al suelo o el conductor correría muy poca distancia. Controlar los tiempos de proyecto, cumplir plazos y saber convertir circunstancias complejas o difíciles en posibles situaciones positivas es, muchas veces, un tema de pura actitud, y será otro frente más de los muchos que tendrá que ocuparse el líder. Este tipo de función es de alto desgaste, así que el hecho de compartirla (líder técnico y líder político) facilita mucho las cosas. El verdadero líder emerge de manera natural del equipo, ya que su condición es un tema vinculado a la capacidad personal, al margen de ser un profesional de la informática, la archivística o el derecho. En muchos momentos, la salud del equipo y el proyecto dependerá de esa necesaria figura, así que es importante valorarla y reconocer la dificultad que entraña.
• CAPACIDAD RESOLUTIVA. Cualquier equipo dedicado al trabajo en el ámbito de la e-administración deberá tener componentes proactivos y resolutivos, y dentro de los profesionales que formarán parte del equipo son seguramente archiveros y tic´s lo que tengan más capacidad de plantear una batería de soluciones a los problemas existentes. No tenemos que perder de vista que la instrumentalización de los cambios en la transformación digital tiene dos elementos: la gestión documental (ámbito técnico de la archivística) y las herramientas tecnológicas / informáticas (ámbito profesional de los TIC´s). Por lo tanto, es habitual que se den situaciones en un proyecto de transformación digital viables a nivel jurídico y organizativo, en las que los técnicos de archivo e informática tengan una mayor capacidad para aportar soluciones prácticas.
4. El o los ocupante/s deben seguir las indicaciones de conductor, tanto en cuanto a pedaladas como a movimientos del cuerpo.
• HABILIDADES COMUNICATIVAS. La comunicación es una de las bases del trabajo en equipo, y por eso precisamente ha podido considerarse uno de los mayores impedimentos en las colaboraciones entre TIC´s y Archiveros. Desde el vocabulario técnico, pasando por la tradición formativa y terminando en las ciencias auxiliares de cada una de las dos profesiones, nada hacía presagiar que estaríamos condenados a entendernos. Sin duda es conveniente un esfuerzo desde las dos partes no sólo para que «hablemos el mismo idioma» sino también para que el discurso que mantengamos con otros interlocutores sea coherente y común. Para conseguirlo: mucha paciencia, humildad, generosidad intelectual y no cansarse nunca de preguntar por aquello que no entendamos. La comunicación del equipo y la del equipo con el resto de la organización deben tomarse como puntos de trabajo al mismo nivel de importancia y con el mismo tiempo de dedicación que otros. Si de los miembros del equipo alguno debe tener la comunicación como casi una prioridad ese será el líder, y ganaremos mucho si esta figura es ante todo un comunicador infalible.
• APRENDER A ACEPTAR LAS CRÍTICAS. Los errores son necesarios para aprender y para evolucionar. Al igual que en otros órdenes de la vida, la aceptación de los errores que se cometan, asumiéndolos, perdonándolos y tratándolos con naturalidad hará que no se generen situaciones incómodas en el equipo. En un proyecto de administración electrónica las decisiones se toman con la información, normativa, estándares, etc. que se tiene en un momento concreto y la evolución frenética de este campo puede provocar que lo que hace unos meses fue una buenísima decisión en la que pesaba la perspectiva informática, se convierta en una malísima decisión desde la perspectiva archivística al poco tiempo. O al revés, un trabajo que desde lo archivístico debía hacerse de una manera concreta puede desencadenar una carga de trabajo informático inasumible.
5. En los giros de la bicicleta, el ocupante tiene que tumbar el cuerpo hacia el lado al que va la bicicleta, pero sin un movimiento brusco ni forzado, simplemente dejándose llevar de forma natural, esta es una de las máximas acerca de cómo conducir un tándem.
• HERRAMIENTAS ARCHIVÍSTICAS PARA LA E-ADMINISTRACIÓN. En cada avance los diferentes profesionales aportan al trabajo en equipo sus conocimientos o herramientas, siendo conscientes siempre del objetivo común y de lo que su aporte implica, es decir, no perdiendo de vista la panorámica del proyecto global. Desde el punto de vista archivístico algunas herramientas a aportar serán: esquemas de metadatos, documentos vitales, cuadros de clasificación, catálogos de tipos documentales, Políticas de Gestión de documentos, calendarios de conservación, estudios de series documentales, estudios de tipología documental, etc. No es el objeto de este breve artículo exponer las características de cada uno de estos elementos dentro de un proyecto de transformación digital así que diremos, de manera general, que siendo herramientas técnicas propias de la función archivística debemos adaptarlas y ponerlas a disposición del equipo de una manera sencilla, fomentando su uso y siendo flexibles en el mismo, y evitando que puedan resultar excesivamente complejas o alejadas de la realidad actual.
6. El o los ocupante/s, pese a no ser los que conducen, no deben de dejar de estar atentos a la circulación, ya que deben estar preparados para un frenazo, una curva cerrada o la llegada de una cuesta.
• FLEXIBILIDAD y ADAPTACIÓN. Un buen equipo puede funcionar en una situación equilibrada y desmoronarse ante un cambio no previsto. Al igual que en el tándem tenemos que tener en cuenta que en los tramos llanos o cuesta abajo, como son los años de bonanza económica, estabilidad política, gobierno en mayoría o de grandes subvenciones podremos alcanzar gran velocidad y avanzar rápidamente. Pero también existen las zonas en pendiente, que nos demandarán un esfuerzo extra, al igual que las circunstancias sobrevenidas ante las que tendremos que tener una buena capacidad de reacción y adaptación: cambios políticos, años de elecciones, llegada de nuevas corporaciones, ausencia de subvenciones económicas, cambios legislativos. Aprendizaje constante y estar preparados para cambiar de marcha cuando corresponda es esencial para superarlas con éxito.
• De todas las cuestas empinadas y duras, la más difícil de superar será sin duda la de la cultura organizativa (9), no hay más remedio que insistencia, comunicación y un plan bien definido de trabajo para vencerla.
• ACTITUD. A veces, esto parece lo único verdaderamente necesario, y esa actitud, en nuestro ámbito profesional es a día de hoy la de gestores antes que archiveros.
No se nos ocurre mejor manera de terminar este artículo que con este párrafo magnífico de J. Cerdá:
«Una última reflexión para los que están en la fase de iniciar el camino hacia la eadministración. No hay un mapa del territorio y recorrerlo requiere tiempo, hay que ir paso a paso, aunque inicialmente sean pequeños retos. El único equipaje necesario es el de la actitud. Cada profesional debe elegir el lugar a ocupar a partir de tres elementos que son el soporte de todo proyecto: querer, saber y poder. La motivación se presupone, la capacidad se soluciona aprendiendo, y el poder llevarlo a cabo va a depender de nuestra inteligencia ejecutiva y saber encontrar la estrategia a seguir en función de cada situación. Esa es la habilidad del gestor, pues los nuevos tiempos nos obligan a ser gestores antes que archiveros. En realidad todo se reduce a estar preparado para aprovechar las oportunidades, sabiendo que no se producen por generación espontánea. Si no cambiamos, nada cambia, si hacemos lo que siempre hemos hecho llegaremos siempre al mismo sitio, las oportunidades hay que salir a buscarlas. Es el único modo de ganar el espacio que creemos nos pertenece, somos lo que hacemos, no lo que decimos. Si tu meta es construir el futuro desde el presente, haz el ejercicio de imaginar tu archivo en diez o quince años, traza un plan y actúa, ganar espacio es sólo una cuestión de tiempo» (10).
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Notas
1. FEMP. Workbook, 2016. Disponible en: http://femp.femp.es/files/566-2041-archivo/Work_book_HR_02_11_2016_.pdf
2. Almonacid, V. (11/05/2017). Nosoloaytos [Blog]. Recuperado de https://nosoloaytos.wordpress.com/2017/04/04/buenos-profesionales-y-buenas-personas/#more-8960
3. Jiménez Asensio, R. (11/05/2017). Rafaeljimenezasensio [Blog]. Recuperado de https://rafaeljimenezasensio.com/2017/04/01/una-funcion-publica-sin-valores/
4. Lombardi, V. (11/05/2017). Ganaropciones [Blog]. Recuperado de http://www.ganaropciones.com/vince-lombardi.htm
5. CORTES I CARRERES, Josep V.; GONZALO MUÑOZ, Javier; SANZ DÍAZ, Benito. La gestión de personal en la administración local. Diputación de Valencia. Disponible en: https://www.dival.es/sites/default/files/01-la-gestion-del-personal-en-la-admon-local.pdf
6. AVAPOL (2014). I Jornada sobre liderazgo público. Disponible en: http://www.cm-ausiasmarch.com/blog/i-jornada-sobre-liderazgo-publico-organizada-por-avapol-y-upv/
7. INAP (2017) Recuperado de http://www.inap.es/curso-de-liderazgo-publico
8. Almonacid, V. (11/05/2017). Nosoloaytos [Blog]. Disponible en: https://nosoloaytos.wordpress.com/2014/05/23/liderazgo-y-motivacion-en-la-administracion-publica/
9. GARCÍA-GONZÁLEZ, María. Administración electrónica: por qué implantar una política de gestión de procesos institucionales en las administraciones públicas, 2013. El profesional de la información, v. 25, n. 3, pp. 473-483. Disponible en: http://dx.doi.org/10.3145/epi.2016.may.17
10. CERDÁ DÍAZ, J. Después de la Ley 11/2007. Archivos y archiveros en la administración electrónica. Anales de Documentación, 2013, vol. 16, nº 1. Disponible en: http://dx.doi.org/10.6018/analesdoc.16.1.161271
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